Comment produire sa déclaration IFTA en ligne : étape par étape pour votre première déclaration trimestrielle

Vous produisez votre déclaration IFTA en ligne par l'entremise du portail fiscal de votre juridiction de base, et vous le faites une fois par trimestre. Votre juridiction de base est l'unique État ou province où votre compte IFTA est enregistré, et c'est le seul endroit où vous produisez votre déclaration, même si celle-ci couvre chaque juridiction traversée par vos camions. Le portail prend les milles parcourus et le carburant acheté dans chaque juridiction, applique les taux de taxe en vigueur et produit un seul solde net dû ou crédité. Il y a quatre échéances de production par année, à la fin du mois suivant chaque trimestre (le 30 avril, le 31 juillet, le 31 octobre et le 31 janvier).

Ce point unique de production est tout l'avantage de l'IFTA. Au lieu de produire une déclaration distincte auprès de chaque État et province traversés, vous produisez une seule déclaration auprès de votre juridiction de base, qui règle ensuite les comptes avec les autres en votre nom.

Deux chiffres par juridiction déterminent toute la déclaration : le total des milles parcourus dans cette juridiction et le total des gallons taxables de carburant qui y ont été achetés. Le chiffre de distance est celui que la plupart des flottes ont historiquement le plus mal calculé, parce que reconstituer les milles exacts par État à partir de feuilles de route et de mémoire est fastidieux et sujet aux erreurs. Une plateforme télématique qui enregistre les franchissements de frontières entre juridictions produit cette information sous forme de rapport, de sorte que le volet distance de la déclaration provient de données mesurées plutôt que d'estimations.

Le volet carburant provient de vos reçus ou d'un export de carte-carburant, conservés par juridiction. Conservez les deux ensembles de registres pour la période de vérification exigée par votre juridiction (souvent quatre ans), car les déclarations IFTA sont vérifiées et les registres de distance et de carburant sont exactement ce qu'un vérificateur demande à voir.

Les manipulations en ligne sont simples une fois les données prêtes. Connectez-vous au système de télédéclaration IFTA de votre juridiction de base, commencez une déclaration pour le trimestre et saisissez les milles et les gallons pour chaque juridiction où vous avez circulé. Le portail applique automatiquement le taux de chaque juridiction pour ce trimestre et établit la différence entre la taxe due et la taxe déjà payée à la pompe, si bien que vous ne faites pas le calcul des taux à la main. Vérifiez le solde calculé, soumettez et payez tout montant dû avant l'échéance.

Un point qui surprend les nouveaux déclarants : vous produisez une déclaration chaque trimestre même si les camions ont à peine roulé. Un trimestre sans déplacement admissible exige tout de même une déclaration à zéro soumise à temps, et l'omettre parce qu'il n'y avait « rien à déclarer » est une façon courante de perdre son statut de bon standing. Si vous voulez les règles et les détails de taux par juridiction pour un État précis, la plupart des juridictions de base publient un guide de production, et nos guides IFTA par État parcourent les portails et particularités propres à chaque État.

La partie réellement difficile de l'IFTA n'est pas le formulaire en ligne, c'est de produire des milles par juridiction exacts. Quand ceux-ci proviennent d'un rapport de kilométrage télématique plutôt que de feuilles de route calculées à la main, la production trimestrielle se réduit à saisir des chiffres mesurés et à vérifier un total calculé. C'est la différence entre un après-midi de reconstitution et une courte séance sur le portail.

Cela compte aussi pour les vérifications. Un registre de distance généré par le système et lié à des données GPS réelles est bien plus solide à présenter à un vérificateur qu'une pile de feuilles de route reconstituées, ce qui explique pourquoi les flottes qui produisent régulièrement leur déclaration IFTA ont tendance à s'appuyer sur leur rapport de kilométrage télématique comme source de référence.